Waarom sociale platformen e-mail overnemen

De eerste e-mails zijn eind jaren zestig verstuurd, ongeveer 45 jaar geleden. Ondertussen staat e-mail centraal binnen organisaties en zijn de grenzen van e-mail verkend. In het begin was e-mail een grote verbetering ten opzichte van gewone post. In de context van huidige communicatie wordt er meer gevraagd dan de oude e-mail. In de beginjaren van e-mail werden documenten gedeeld via een gedeelde harde schijf. E-mail werd alleen gebruikt om snel te communiceren tussen twee personen. Later konden er ook meer mensen worden toegevoegd aan een e-mail.

Er zijn meerdere bedrijven die al hebben nagedacht over digitaal samenwerken. Werken in de ‘cloud’ gebeurt al veel. Bedrijven zoals Google en Microsoft bieden samenwerken in een document aan. Een persoon plaatst een document online en is de eigenaar. Anderen kunnen hiervoor worden uitgenodigd en deelnemen. Voordelen zijn tijdwinst, betere samenwerking en minder opslag van  documenten. Er is namelijk maar één versie waar iedereen in werkt. Dat werkt uiteraard veel beter dan de huidige manier waarbij iemand een document deelt met een groep via e-mail en van iedere individu een reactie krijgt. Alle reacties moeten handmatige worden verwerkt waarna het document opnieuw naar iedereen wordt verstuurd.

Facebook en Linkedin hebben de profielpagina centraal gesteld. Yammer en Jive lijken erg op deze social networks, maar zijn gericht op de interne communicatie binnen bedrijven. Veel mensen communiceren al met elkaar via de direct messaging service binnen deze social networks. Een voordeel is dat mensen op expertise gevonden kunnen worden. Voor een project zijn bepaalde competenties nodig. De competenties worden juist in kaart gebracht op social platforms. Zoeken en vinden van de expert binnen de organisatie is gemakkelijk en laagdrempelig.

Ik verwacht binnen vijf jaar dat e-mail niet meer centraal staat binnen bedrijven. Mensen gaan werken op social platforms en gaan documenten op een andere manier delen. Een e-mailadres kan nog wel gebruikt worden als het unieke digitale adres van personen. Berichten komen echter binnen op een social platform. De Smartphone speelt hierbij een centrale rol. Mensen richten groepen op die een tijdelijk doel dienen. Later zijn deze groepen niet meer nodig en worden ze weer gesloten. Berichten zijn korter, maar bevatten mogelijk links naar video en afbeeldingen.

De grootste uitdaging is adoptie van het nieuwe platform. Mensen zijn eindelijk goed ingewerkt met e-mail en moeten daar nu weer van afstappen. De adoptie van sociale platformen binnen organisaties blijft nog wat achter bij de verwachting en mogelijkheden. De platformen zijn mogelijk nog niet optimaal ingericht en e-mail is nog steeds het centrale medium binnen de organisatie.

Kortom de nieuwe manier van werken binnen organisaties is er al. De manier waarop organisaties contact onderhouden met partijen buiten de organisatie blijft op basis van een e-mailadres. Mensen kunnen sneller en gemakkelijker met elkaar communiceren dan ooit tevoren. De kwaliteit van producten wordt beter omdat de juiste mensen zijn aangesloten. Begin dus vandaag met het uitrollen van het social platform binnen de organisatie en vergeet Outlook.